גיוס מנהלי חשבונות, חשבי שכר ורואי חשבון: המדריך למעסיקים

גיוס מנהלי חשבונות הוא אחד הגיוסים שבהם טעות עולה ביוקר: עובד/ת כספים שלא מתאים/ה יכול/ה לייצר חובות מס, עיכובים בתשלומים לספקים ובלבול בדוחות. מצד שני, מי שמוצא/ת מנהל/ת חשבונות טוב/ה מרוויח/ה שקט נפשי לשנים. במדריך נעבור על ההבדלים בין התפקידים בתחום, על ניסוח המודעה, על בדיקה מקצועית שלא גוזלת שעות, ועל מה שגורם לאנשי כספים טובים להישאר.

מנהל/ת חשבונות, חשב/ת שכר או רואה/ת חשבון: את מי אתם צריכים

הכותרות דומות, אבל התפקידים שונים מאוד. לפני שמפרסמים, החליטו מה העבודה בפועל:

• מנהל/ת חשבונות סוג 1: קליטת חשבוניות, התאמות בנקים, הנהלת חשבונות שוטפת. מתאים לעסקים קטנים עם היקף פעולות בינוני.
• מנהל/ת חשבונות סוג 2 / סוג 3: גם התאמות כרטיסים, דיווחי מע”מ ומקדמות, הכנה לסגירת שנה ועבודה מול רואה/ת החשבון. סוג 3 יכול/ה גם להכין מאזן בוחן מסודר.
• חשב/ת שכר: הפקת תלושים, דיווחים לביטוח הלאומי ולמס הכנסה, טפסי 106 ו-126, קרנות פנסיה, ימי חופש ומחלה.
• רואה/ת חשבון: דוחות כספיים, ביקורת, תכנון מס, ניהול מחלקת כספים או ליווי הנהלה. לעיתים מגייסים רו”ח שכיר/ה כמנהל/ת כספים או כחשב/ת.
• גבייה ותשלומים: לא תמיד צריך מנהל/ת חשבונות מלא/ה. לפעמים מה שחסר הוא מישהו שירדוף אחרי חובות של לקוחות.

טעות נפוצה היא לחפש “מנהל/ת חשבונות” ולצפות שהאדם יעשה גם שכר, גם גבייה וגם דיווחים לרשויות. אם זה באמת התפקיד, כתבו זאת במפורש, והתאימו את התנאים.

פרסום משרת מנהל חשבונות: מה חייב להופיע במודעה

1. כותרת עם רמה ותחום: “מנהל/ת חשבונות סוג 2 לחברת שירותים בפתח תקווה” עדיפה על “דרוש/ה עובד/ת להנהלת חשבונות”.
2. מערכת הנהלת החשבונות: ציינו את התוכנה שאתם עובדים איתה. מועמדים שמכירים אותה ייגשו בביטחון, ואחרים יידעו שיצטרכו ללמוד.
3. היקף העבודה: מספר חברות או תיקים (במשרד רו”ח), כמות עובדים לשכר, מספר תנועות בחודש בקירוב. זה עוזר למועמד/ת להבין את העומס.
4. דיווחים באחריות: מע”מ, מקדמות, ביטוח לאומי, דוחות שנתיים. כתבו מה בדיוק.
5. מתכונת: משרה מלאה או חלקית, והאם יש ימי עבודה מהבית. הרבה מעבודת הנהלת החשבונות אפשר לעשות מרחוק, וזה יתרון גדול במודעה.
6. מה מציעים: יציבות, צוות מקצועי, השתלמויות, אפשרות להתקדם לתפקיד בכיר.

עוד על בניית מודעה יעילה במדריך איך לכתוב מודעת דרושים, ותבניות מוכנות בעמוד מודעת דרושים לדוגמה.

גיוס חשבי שכר: איך בודקים ידע בלי לבזבז זמן

תעודה אומרת שהמועמד/ת עבר/ה קורס. היא לא אומרת אם הוא/היא מסתדר/ת עם החודש הראשון שלכם. כמה דרכים פשוטות לבדוק:

• מבחן קצר ומעשי: כמה חשבוניות לקליטה, התאמת בנק קטנה עם שתי טעויות מכוונות, או חישוב תלוש לעובד/ת שעבד/ה חלק מהחודש. 20 עד 30 דקות מספיקות.
• שאלות על מקרים אמיתיים: “מה עושים כשהתאמת בנק לא נסגרת בסוף החודש?”, “איך מטפלים בעובד/ת שנכנס/ה באמצע החודש?”. התשובה מגלה את דרך החשיבה.
• שאלה על טעות: בקשו לספר על טעות שעשו ואיך תיקנו אותה. איש/אשת כספים טוב/ה לא מסתיר/ה טעויות, אלא מתקן/ת ומדווח/ת.
• המלצות ממקום עבודה קודם: בתחום הכספים זה חשוב במיוחד. שאלו על דיוק, עמידה בלוחות זמנים ודיסקרטיות.

גיוס רואי חשבון: מה שונה בגיוס בכיר בתחום

כשמגייסים רו”ח או מנהל/ת כספים, התהליך דומה יותר לגיוס מנהלים. הבדיקה כוללת לא רק ידע טכני אלא גם יכולת להסביר מספרים להנהלה, לעבוד מול בנקים ורשויות ולנהל צוות קטן. כדאי לכלול פגישה עם בעל/ת העסק או המנכ”ל/ית, ולבקש מהמועמד/ת לנתח דוח קצר ולהציג מסקנות. מועמדים בכירים בודקים גם אתכם: הגיעו לראיון עם תמונה ברורה של מצב הכספים והציפיות.

עבודה מהבית ומשרה חלקית בהנהלת חשבונות

עסקים קטנים רבים לא צריכים מנהל/ת חשבונות במשרה מלאה. משרה חלקית, כמה ימים בחודש או עבודה מהבית עם גישה מאובטחת למערכת יכולות להתאים מצוין, ופותחות את המשרה גם להורים, לאנשי מקצוע ותיקים ולמי שגר/ה רחוק. אם אתם בוחרים בזה, הגדירו מראש:

• איך מעבירים חומרים (סריקה, תיקייה משותפת, מערכת מקוונת).
• מי מורשה לבצע תשלומים, והאם נדרש אישור כפול.
• מתי מתקיימת פגישת עדכון קבועה.

איך מגייסים ומנהלים עובדים מרחוק הסברנו במדריך גיוס עובדים לעבודה מהבית.

איך שומרים על עובד/ת כספים טוב/ה

1. חפיפה מסודרת: רשימת ספקים, מועדי דיווח, סיסמאות דרך מנהל סיסמאות ונהלי אישור תשלומים.
2. תנאי עבודה ריאליים: בתקופות דיווח העומס עולה. הכירו בזה ותכננו מראש.
3. עדכון מקצועי: החקיקה והדיווחים משתנים. השתלמות קצרה מדי פעם היא השקעה קטנה עם תמורה גדולה.
4. אמון: עובד/ת כספים שמרגיש/ה שחושדים בו/בה כל הזמן לא יישאר/תישאר. בקרות כן, חשדנות לא.

איפה לפרסם משרות הנהלת חשבונות ושכר

ההמלצה שלנו היא לפרסם באתר “עבודה מהבית”, לוח דרושים חזק וממוקד שמגיע לעשרות אלפי גולשים ומחפשי עבודה בכל חודש, וחשוף במיוחד לאנשי מקצוע שמחפשים משרות מהבית, היברידיות וחלקיות. לפרסום ולהצעת מחיר פנו אלינו בוואטסאפ או במייל, או קראו עוד בעמוד גיוס עובדים למעסיקים. מחפשי עבודה בישראל ימצאו את כל המשרות בעמוד חיפוש עבודה.

שאלות נפוצות

מה עדיף לעסק קטן: מנהל/ת חשבונות שכיר/ה או משרד חיצוני?

זה תלוי בהיקף. כשיש הרבה תנועות, עובדים לשכר וצורך בזמינות יומיומית, שכיר/ה במשרה חלקית או מלאה משתלם/ת יותר. כשההיקף קטן, משרד חיצוני יכול להספיק.

חייבים לדרוש תעודה מסוג מסוים?

לא תמיד. ניסיון מעשי במערכת ובדיווחים שלכם שווה לעיתים יותר מהסוג שבתעודה. כתבו את הדרישה כ”יתרון” אם אתם גמישים.

כמה זמן לוקח לגייס חשב/ת שכר?

זה משתנה, אבל כדאי להתחיל לפני שהעובד/ת הקודם/ת עוזב/ת, כדי שתהיה חפיפה על לפחות סגירת חודש אחת.