בדיקת ממליצים: איך בודקים המלצות של מועמד/ת

בדיקת ממליצים היא השלב שמעסיקים רבים מדלגים עליו או עושים “על הדרך”: שיחה של שתי דקות, “הוא/היא בסדר?”, “כן, בסדר”, ותודה. חבל, כי שיחה טובה עם ממליץ/ה יכולה לאשר את מה שראיתם בראיון, לחשוף נקודה שלא שמתם לב אליה, ואפילו לתת לכם טיפים איך לנהל את העובד/ת החדש/ה. במדריך נסביר מתי ואיך לבדוק המלצות, אילו שאלות לשאול, ואיך לקרוא בין השורות בלי לעשות עוול למועמד/ת.

מתי עושים בדיקת ממליצים

הזמן הנכון הוא בשלב האחרון, כשנשארו מועמד/ת אחד/ת או שניים, ולפני הצעת עבודה סופית. בשלב מוקדם יותר זה מבזבז זמן לכולם, ומטריד ממליצים של מועמדים שממילא לא יתקבלו. אם אתם מציעים את המשרה לפני שבדקתם, אמרו במפורש שההצעה מותנית בבדיקת המלצות.

הסכמה ופרטיות: הכללים הבסיסיים

• בקשו מהמועמד/ת רשימת ממליצים ואת הסכמתו/ה לפנות אליהם. זו הדרך הנכונה והמכבדת.
• אל תפנו למעסיק/ה הנוכחי/ת בלי אישור מפורש. מועמד/ת שעדיין עובד/ת עלול/ה להיפגע אם המעסיק/ה יגלה שהוא/היא מחפש/ת עבודה.
• שמרו על דיסקרטיות: מה שנאמר בשיחה נשאר אצל מי שמחליט/ה על הגיוס.
• שאלו רק על עבודה: אותם נושאים שאסור לשאול עליהם בראיון (מצב משפחתי, בריאות, הריון, דת ועוד) אסורים גם בשיחה עם ממליץ/ה.

אם יש לכם ספק לגבי מידע מסוים שמותר לבקש או לשמור, כדאי להתייעץ עם איש/אשת מקצוע בדיני עבודה ופרטיות.

מי צריך להיות הממליץ/ה

הממליצים הטובים ביותר הם אנשים שעבדו עם המועמד/ת ישירות ולאורך זמן: מנהל/ת ישיר/ה, ראש/ת צוות, ובתפקידי ניהול גם עובד/ת שהיה/הייתה כפוף/ה למועמד/ת. חבר/ה טוב/ה או קרוב/ת משפחה הם לא ממליצים. אם המועמד/ת נותן/ת רק עמיתים ולא אף מנהל/ת, אפשר לשאול על זה בנימוס. לפעמים יש הסבר טוב, כמו עסק שנסגר או מנהל/ת שעזב/ה.

שאלות לממליץ שבאמת עוזרות

שאלות כן/לא לא מלמדות כלום. השתמשו בשאלות פתוחות, ובקשו דוגמאות:

1. “באיזה תפקיד עבדתם יחד, ולכמה זמן?” (מאמת את הקשר ואת התאריכים)
2. “מה היו האחריות העיקרית שלו/שלה?”
3. “במה הוא/היא היה/הייתה הכי חזק/ה? תן/י לי דוגמה.”
4. “איפה הוא/היא היה/הייתה צריך/ה הכי הרבה ליווי או שיפור?”
5. “איך הוא/היא מתמודד/ת עם לחץ או עם עומס חריג?”
6. “איך היו היחסים עם הצוות ועם לקוחות?”
7. “מה עוזר לו/לה לעבוד במיטבו/ה? איזה סגנון ניהול מתאים?”
8. “אם הייתה לך משרה מתאימה, היית מעסיק/ה אותו/אותה שוב?”

לפני השיחה, ספרו לממליץ/ה במשפט או שניים על התפקיד שלכם. כך התשובות יהיו רלוונטיות יותר, למשל “המשרה כוללת הרבה עבודה עצמאית מהבית”.

איך לקרוא המלצות ממעסיק קודם

רוב הממליצים לא יגידו משהו שלילי במפורש. לכן חשוב להקשיב גם למה שלא נאמר:

• היסוס ארוך או תשובות קצרות מאוד לשאלה על חוזקות יכולים לרמוז על הסתייגות.
• שבחים כלליים בלי דוגמה (“עובד/ת מצוין/ת, באמת”) שווים פחות מסיפור אחד מסוים.
• תשובה מסויגת לשאלת “היית מעסיק/ה שוב?” היא אחד הסימנים החשובים. אפשר לשאול בעדינות: “יש משהו שהיה מכריע/ה אותך?”.
• פער בעובדות: תפקיד, תאריכים או אחריות שלא תואמים את קורות החיים.

עם זאת, היזהרו ממסקנות מהירות. ממליץ/ה אחד/ת יכול/ה להיות לא אובייקטיבי/ת, למשל אחרי סכסוך אישי. אם עולה נקודה מדאיגה, בדקו אותה מול ממליץ/ה נוסף/ת או שאלו עליה את המועמד/ת עצמו/ה. זה הוגן יותר, ולעיתים יש הסבר פשוט.

מכתבי המלצה לעומת שיחה

מכתב המלצה כתוב הוא נחמד, אבל הוא נכתב מראש, בדרך כלל בניסוח מחמיא וכללי. אם יש מכתב, השתמשו בו כנקודת פתיחה והתקשרו לכותב/ת לאמת ולשאול שאלה או שתיים נוספות. שיחה של עשר דקות שווה יותר מעמוד שלם של מחמאות.

איך לתעד את הבדיקה

• רשמו שם, תפקיד, תאריך השיחה ותמצית התשובות.
• הפרידו בין עובדות (“ניהל/ה צוות של ארבעה”) לבין התרשמות (“נשמע/ה מסויג/ת”).
• שמרו את הרשומות רק כל עוד יש בהן צורך, ובמקום מאובטח.

בדיקת ממליצים היא השלמה, לא תחליף

המלצות טובות לא מחליפות ראיון מקצועי ומבחן מעשי. הן מאשרות או מעוררות שאלות. את הבסיס בונים כבר בשלב הראיון (ראו שאלות לראיון עבודה למעסיקים) ובשלב סינון קורות החיים (ראו קבלת קורות חיים ממועמדים).

וכדי שיהיו לכם מספיק מועמדים טובים לבחור ביניהם, ההמלצה שלנו היא לפרסם באתר “עבודה מהבית”, לוח דרושים חזק וממוקד שמגיע לעשרות אלפי גולשים ומחפשי עבודה בכל חודש. לפרטים ולהצעת מחיר פנו אלינו בוואטסאפ או במייל, או בעמוד גיוס עובדים למעסיקים. מחפשי עבודה בישראל ימצאו משרות בעמוד חיפוש עבודה.

שאלות נפוצות

כמה ממליצים לבדוק?

לרוב שניים מספיקים, רצוי לפחות אחד/ת שהיה/הייתה מנהל/ת ישיר/ה. בתפקידים בכירים או רגישים אפשר לבדוק שלושה.

מה עושים אם הממליץ/ה לא חוזר/ת?

נסו פעם נוספת, ואז עדכנו את המועמד/ת ובקשו ממליץ/ה חלופי/ת. אל תפסלו מועמד/ת רק בגלל ממליץ/ה עסוק/ה.

אפשר לבדוק המלצות של מועמד/ת ללא ניסיון?

כן. מורה, מדריך/ה בתנועת נוער, מפקד/ת בצבא או בשירות לאומי, או מעסיק/ה בעבודה זמנית יכולים לספר הרבה על אמינות, למידה ועבודה בצוות.