קליטת עובד חדש: תוכנית חפיפה לשבועות הראשונים

קליטת עובד חדש מתחילה הרבה לפני היום הראשון, ונגמרת הרבה אחריו. מעסיקים משקיעים זמן וכסף במציאת העובד/ת הנכון/ה, ואז מושיבים אותו/אותה מול מחשב בלי סיסמה, עם “תסתכל/י בינתיים על הקבצים”. השבועות הראשונים קובעים אם העובד/ת יגיע/תגיע מהר לתפוקה מלאה, ולא פחות חשוב, אם ירצה/תרצה להישאר. במדריך תמצאו תוכנית חפיפה מעשית, שלב אחרי שלב, שאפשר להתאים לכל עסק, קטן או גדול.

מה זה אונבורדינג ולמה זה שווה את המאמץ

אונבורדינג הוא השם המקצועי לתהליך שבו עובד/ת חדש/ה לומד/ת את התפקיד, את הכלים, את האנשים ואת התרבות של מקום העבודה. חפיפה לעובד חדש היא חלק ממנו, אבל לא כולו. תהליך מסודר עוזר בשלושה דברים:

• הגעה מהירה יותר לתפוקה: פחות זמן של “אני לא יודע/ת למי לפנות”.
• פחות טעויות: נהלים חשובים נלמדים בצורה מסודרת ולא דרך תקלה.
• תחושת שייכות: עובד/ת שמרגיש/ה שחיכו לו/לה פחות נוטה לחפש עבודה אחרת כבר בחודש הראשון.

לפני היום הראשון: רשימת הכנה

1. מכתב או מייל קבלת פנים: שעה ומקום הגעה (או קישור לפגישה מרחוק), למי לפנות, מה להביא, איך נראה היום הראשון.
2. ציוד והרשאות: מחשב, טלפון, משתמשים במערכות, כרטיס כניסה, מדים אם צריך. הכול מוכן ונבדק מראש.
3. מסמכים: טופס 101, פרטי בנק, פרטי קרן פנסיה, הודעה על תנאי עבודה. כדאי לשלוח מראש כדי לא לבזבז את הבוקר על טפסים.
4. חונך/ת או “באדי”: עובד/ת ותיק/ה שאליו/אליה אפשר לפנות בכל שאלה קטנה. לא בהכרח המנהל/ת.
5. עדכון הצוות: שכולם יידעו מי מגיע/ה, מתי ובאיזה תפקיד.

היום הראשון: פחות מידע, יותר חיבור

הטעות הנפוצה ביום הראשון היא להציף. עשרות נהלים ומצגות שאיש לא יזכור. עדיף:

• קבלת פנים אישית של המנהל/ת הישיר/ה, עם שיחה קצרה על הציפיות לשבוע הראשון.
• סיור (פיזי או וירטואלי) והיכרות עם האנשים שהעובד/ת יעבוד/תעבוד איתם בפועל.
• הפסקת צהריים משותפת עם הצוות או החונך/ת.
• משימה קטנה אחת שאפשר לסיים באותו יום. תחושת הצלחה ביום הראשון שווה הרבה.
• שיחת סיכום קצרה בסוף היום: מה היה ברור, מה לא.

תוכנית חפיפה לעובד חדש: השבוע הראשון

חלקו את השבוע לפי נושאים, ולא לפי “מה שמתפנה”. דוגמה לתפקיד משרדי או שירות:

• יום 1: היכרות, כלים והרשאות, משימה ראשונה.
• יום 2: הלקוחות או המוצרים, ישיבה לצד עובד/ת ותיק/ה (צל).
• יום 3: נהלים מרכזיים: מה מותר, מה דורש אישור, למי מסלימים בעיה.
• יום 4: ביצוע משימות אמיתיות בליווי.
• יום 5: שיחת משוב קצרה של המנהל/ת ותיאום יעדים לחודש.

בתפקידי שטח, ייצור או מסעדנות המבנה דומה, רק עם יותר עבודה לצד עובד/ת ותיק/ה ופחות ישיבות. הדגש על בטיחות הוא חובה כבר ביום הראשון.

החודש הראשון והחודשים הבאים

1. סוף החודש הראשון: העובד/ת מבצע/ת את רוב המשימות השוטפות לבד, עם חונך/ת זמין/ה. שיחת משוב מסודרת: מה הולך טוב, מה צריך לחזק.
2. חודש שני: הרחבת אחריות, משימות מורכבות יותר, היכרות עם ממשקים בארגון.
3. סוף החודש השלישי: שיחת סיכום רחבה. במקומות רבים זה גם זמן סיום תקופת הניסיון, עליה הרחבנו במדריך תקופת ניסיון לעובד חדש.

כדאי לרשום את התוכנית במסמך אחד פשוט, עם יעדים לכל שלב, ולתת עותק לעובד/ת. כך שני הצדדים יודעים מה מצופה ומתי.

אונבורדינג מרחוק: מה משתנה בעבודה מהבית

כשהעובד/ת עובד/ת מהבית, כל מה שקורה “מעצמו” במשרד צריך לקרות בכוונה:

• שליחת ציוד מראש ובדיקה שהכול עובד יום לפני.
• שיחת וידאו קצרה בכל בוקר בשבוע הראשון.
• ערוץ צ’אט ייעודי לשאלות, עם הבטחה לתשובה מהירה.
• היכרות וירטואלית אחד-על-אחד עם חברי צוות, לא רק פגישת צוות גדולה.
• אם אפשר, יום אחד במשרד בתחילת הדרך.

עוד על גיוס וניהול עובדים מרחוק במדריך גיוס עובדים לעבודה מהבית.

טעויות נפוצות בקליטת עובד חדש

• להשאיר את כל החפיפה לעובד/ת שעוזב/ת, בלי תוכנית ובלי פיקוח.
• לדחות את המשוב הראשון “עד שיהיה זמן”.
• לתת לעובד/ת חדש/ה רק משימות שאף אחד לא רוצה.
• להניח ש”הוא/היא ישאל/תשאל אם צריך”. עובדים חדשים לרוב מתביישים לשאול.

הכול מתחיל בגיוס הנכון

קליטה טובה נשענת על התאמה טובה בין העובד/ת לתפקיד, והיא מתחילה כבר בשאלות שאתם שואלים בראיון (ראו שאלות לראיון עבודה למעסיקים). כשאתם מגייסים, ההמלצה שלנו היא לפרסם באתר “עבודה מהבית”, לוח דרושים חזק וממוקד שמגיע לעשרות אלפי גולשים ומחפשי עבודה בכל חודש. לפרטים ולהצעת מחיר פנו אלינו בוואטסאפ או במייל, או בעמוד גיוס עובדים למעסיקים. מחפשי עבודה בישראל מוזמנים לעמוד חיפוש עבודה.

שאלות נפוצות

כמה זמן נמשכת חפיפה?

זה תלוי בתפקיד. בתפקידים פשוטים יחסית, שבוע עד שבועיים של ליווי צמוד. בתפקידים מקצועיים, תהליך הקליטה המלא נמשך לרוב כמה חודשים.

מי אחראי/ת על הקליטה בעסק קטן?

המנהל/ת הישיר/ה, גם אם אין מחלקת משאבי אנוש. אפשר להיעזר בעובד/ת ותיק/ה כחונך/ת, אבל האחריות נשארת אצל המנהל/ת.

האם כדאי לבקש משוב מהעובד/ת החדש/ה?

בהחלט. עובדים חדשים רואים בעיות שהוותיקים כבר הפסיקו לשים לב אליהן. שאלה פשוטה כמו “מה היה חסר לך בשבועיים הראשונים?” משפרת את הקליטה הבאה.