קבלת קורות חיים ממועמדים – איך מסננים ומנהלים את התהליך

פרסמתם משרה, והפניות מתחילות להגיע: כמה במייל, כמה בוואטסאפ, אחת בהודעה פרטית ועוד אחת בשיחת טלפון שלא נענתה. אחרי יומיים כבר לא ברור מי פנה, למי חזרתם ומי נשמע מתאים. קבלת קורות חיים ממועמדים היא שלב שמעסיקים רבים לא מתכננים מראש, ודווקא שם נופלים מועמדים טובים. המדריך הזה מתאר שיטה פשוטה לסינון קורות חיים ולניהול מועמדים, שמתאימה גם לעסק קטן בלי מערכת גיוס.

לפני שהפניות מגיעות: שלוש החלטות

1. איפה מקבלים את הפניות. בחרו ערוץ אחד או שניים לכל היותר, למשל כתובת מייל ייעודית למשרה ומספר וואטסאפ. כתבו אותם במודעה בצורה ברורה.
2. מה מבקשים מהמועמד. קורות חיים בלבד, או גם שורה קצרה על הזמינות, האזור או הניסיון הרלוונטי. בקשה קטנה כזו חוסכת הרבה שיחות טלפון.
3. מה הם תנאי הסף. שניים או שלושה דברים שבלעדיהם אין טעם להמשיך, כמו רישיון נהיגה, זמינות למשמרות ערב או ניסיון מוכח בתחום. כל השאר הוא יתרון, לא סיבה לפסול.

טבלה אחת לניהול מועמדים

לא צריך תוכנה יקרה. גיליון פשוט עם עמודה לכל אחד מהפרטים הבאים מספיק לרוב העסקים:

• שם המועמד/ת ודרך ההתקשרות.
• תאריך הפנייה ומאיזה ערוץ הגיעה.
• האם עומד/ת בתנאי הסף: כן, לא או לא ברור.
• שלב בתהליך: התקבל, נבדק, שיחת טלפון, ראיון, הצעה, נדחה.
• הערות קצרות ותאריך הצעד הבא.

היתרון הגדול של הטבלה הוא שהיא מחייבת להחליט. כל מועמד/ת נמצא/ת בשלב כלשהו, ואף אחד לא נשכח בתיבת הדואר.

סינון קורות חיים בשלושה מעברים

מעבר ראשון: תנאי סף (פחות מדקה לכל מועמד)

עוברים רק על מה שהגדרתם מראש כחובה. מי שלא עומד/ת בהם עובר/ת לסטטוס “נדחה”. מי שלא ברור לגביו נשאר/ת בפנים, ואת השאלה בודקים בשיחת הטלפון.

מעבר שני: התאמה לתפקיד

כאן מחפשים סימנים לכך שהמועמד/ת יכול/ה לעשות את העבודה: ניסיון דומה, גם בתחום אחר; משימות שמזכירות את התפקיד; רצף תעסוקתי סביר. אל תפסלו בגלל פער בקורות החיים או מעבר בין תחומים. אלה שאלות לשיחה, לא סיבות לדחייה.

מעבר שלישי: איכות הפנייה

האם הפנייה מתייחסת למשרה שלכם? האם המועמד/ת ענה/תה על מה שביקשתם במודעה? בתפקידים שיש בהם הרבה כתיבה או קשר עם לקוחות, גם הדרך שבה מנוסחת ההודעה אומרת משהו. בתפקידים פיזיים או טכניים, תנו לזה משקל קטן.

שיחת סינון טלפונית של עשר דקות

לפני שמזמינים לראיון, שיחה קצרה עם אותן שאלות לכל המועמדים חוסכת ראיונות מיותרים:

• “מה משך אותך במשרה הזו?”
• “מה הזמינות שלך, ומתי תוכל/י להתחיל?”
• “ספר/י בקצרה על התפקיד האחרון שלך ועל מה שעשית בו ביום רגיל.”
• שאלה אחת על תנאי הסף שלא היה ברור בקורות החיים.
• הצגת התנאים העיקריים, כדי לוודא שאין פער בציפיות.

לענות לכל מועמד/ת

מעסיקים רבים חוזרים רק למי שמתאים. זו טעות, גם מבחינת השם של העסק וגם מבחינה מעשית: מועמד/ת שלא התאים/ה היום עשוי/ה להתאים למשרה הבאה, או להמליץ עליכם לחבר/ה. הכינו מראש שלוש הודעות קצרות:

1. אישור קבלה: “קיבלנו את הפנייה שלך למשרת ___, נחזור אליך עד ___.”
2. הזמנה לשיחה או לראיון, עם שתי-שלוש אפשרויות למועד.
3. תשובה שלילית מנומסת: “תודה על הפנייה. הפעם בחרנו להתקדם עם מועמדים אחרים, ונשמח לשמור את הפרטים שלך למשרות הבאות.”

מהירות היא חלק מהסינון

מועמדים טובים פונים לכמה מעסיקים במקביל. אם עובר שבוע עד שמישהו חוזר אליהם, לעיתים קרובות הם כבר באמצע תהליך במקום אחר. קבעו לעצמכם זמן קבוע ביום, אפילו חצי שעה, לעבור על פניות חדשות ולעדכן את הטבלה. אם אתם בלחץ זמן במיוחד, כדאי לקרוא גם את מחפשים עובדים דחוף?.

פרטיות ושמירת מידע

קורות חיים כוללים מידע אישי. שמרו אותם במקום מאובטח, אל תעבירו אותם לגורמים שלא קשורים לגיוס, ואל תשמרו אותם יותר מהנדרש. אם אתם רוצים לשמור קורות חיים למשרות עתידיות, אמרו זאת למועמד/ת. לשאלות משפטיות ספציפיות כדאי להתייעץ עם גורם מקצועי.

מה אם לא מגיעים מספיק קורות חיים?

כל השיטה הזו מניחה שיש פניות לסנן. אם הן לא מגיעות, הבעיה נמצאת בשלב מוקדם יותר: בחשיפה של המודעה או בניסוח שלה. ריכזנו את הסיבות והפתרונות במדריך לא מצליחים למצוא עובדים?, ואת כתיבת המודעה במדריך איך לכתוב מודעת דרושים.

ההמלצה שלנו היא לפרסם את המשרה באתר “עבודה מהבית”, לוח דרושים חזק וממוקד שמגיע לעשרות אלפי גולשים ומחפשי עבודה בכל חודש. פנו אלינו בוואטסאפ או במייל לקבלת הצעת מחיר, או קראו עוד בעמוד גיוס עובדים למעסיקים. מחפשי עבודה בישראל מוצאים את המשרות שלנו בעמוד חיפוש עבודה.

שאלות נפוצות

כמה מועמדים כדאי לזמן לראיון?

בדרך כלל שלושה עד חמישה מועמדים שעברו את שיחת הסינון מספיקים כדי להשוות ולבחור. אם אף אחד מהם לא מתאים, חזרו לטבלה ולמי שסימנתם “לא ברור”.

האם צריך מערכת לניהול מועמדים?

לעסק שמגייס מדי פעם, טבלה מסודרת מספיקה. מערכת ייעודית הופכת למשתלמת כשמגייסים באופן קבוע לכמה משרות במקביל.

מה עושים עם מועמד/ת שמתאים/ה, אבל לא למשרה הנוכחית?

שומרים את הפרטים, באישור המועמד/ת, ומסמנים בטבלה לאיזה סוג תפקיד הוא/היא עשוי/ה להתאים. זה המאגר שיחסוך לכם את הגיוס הבא.