גיוס עובדים לעסק ולחברה – המדריך המעשי

הרבה מעסיקים שואלים איך לגייס עובדים רק ברגע שמישהו מודיע שהוא עוזב. אז מתחיל מרוץ: מודעה שנכתבת בחמש דקות, ראיונות בין פגישה לפגישה, והחלטה שמתקבלת מתוך לחץ. גיוס טוב נראה אחרת. הוא תהליך קצר וברור שיש לו שלבים קבועים, אחראי אחד ולוח זמנים. במדריך הזה נעבור על התהליך כולו, מהרגע שמבינים שצריך עובד ועד היום הראשון שלו בעבודה, כך שתוכלו להשתמש בו שוב בכל גיוס, בעסק של חמישה עובדים או בחברה של חמש מאות.

לפני הכול: האם באמת צריך לגייס עכשיו?

לא כל עומס מחייב משרה חדשה. לפני שמחפשים עובדים, שווה לעצור לרבע שעה ולבדוק שלוש שאלות:

• מה בדיוק לא מתבצע היום? רשמו משימות, לא תארים. “אין מי שעונה ללקוחות אחרי 16:00″ מדויק יותר מ”צריך עוד נציג”.
• האם זו משרה מלאה? לפעמים חצי משרה, משמרות ערב או עבודה מהבית כמה שעות ביום פותרים את הבעיה, ומושכים מועמדים שמשרה מלאה לא מתאימה להם.
• האם הצורך קבוע או עונתי? עומס של חגים או של פרויקט אחד מצדיק עובד זמני, לא תקן קבוע.

איך לגייס עובדים בשבעה שלבים

שלב 1: מגדירים את התפקיד על דף אחד

דף אחד, לא יותר: מה העובד עושה ביום רגיל, למי הוא כפוף, שלוש דרישות חובה, שניים או שלושה יתרונות, היקף המשרה, מקום העבודה וטווח השכר. הדף הזה הוא הבסיס למודעה, לשאלות בראיון ולהחלטה הסופית. כשהוא חסר, כל מי שמעורב בגיוס מחפש בעצם עובד אחר.

שלב 2: ממנים אחראי אחד

בעסק קטן זה הבעלים. בחברה זו מנהלת משאבי אנוש או המנהל הישיר. העיקר שיהיה אדם אחד שקורא את הפניות כל יום, מתאם ראיונות ומעדכן מועמדים. גיוסים נתקעים בדרך כלל לא בגלל מחסור במועמדים, אלא כי אף אחד לא חזר אליהם בזמן.

שלב 3: כותבים מודעת דרושים

כותרת עם שם התפקיד והאזור, פתיח קצר על העסק, משימות, דרישות ותנאים. אל תדלגו על שעות העבודה ועל השכר, כי אלה הפרטים שלפיהם מועמדים מחליטים אם לפנות. הסבר מלא ודוגמאות תמצאו במדריך איך לכתוב מודעת דרושים.

שלב 4: מפרסמים במקום שבו המועמדים נמצאים

רוב מחפשי העבודה הפעילים מחפשים באתרי דרושים ובגוגל, ולכן לוח דרושים הוא הבסיס של כמעט כל גיוס. ההמלצה שלנו היא אתר “עבודה מהבית”: לוח דרושים חזק וממוקד, שמגיע לעשרות אלפי גולשים ומחפשי עבודה בכל חודש ומפרסם משרות מהבית, היברידיות ובמשרד בכל התחומים. על הערוצים הנוספים, כמו רשתות חברתיות, קבוצות והמלצות עובדים, כתבנו במדריך איפה לפרסם משרה, ופרטים על פרסום אצלנו יש בעמוד גיוס עובדים למעסיקים.

שלב 5: מסננים מהר ובאותה שיטה

עברו על הפניות פעם ביום, ומיינו אותן לשלוש ערימות: מתאים, אולי, לא מתאים. המיון נעשה רק לפי דרישות החובה מהדף של שלב 1. למתאימים מתקשרים באותו יום לשיחה של עשר דקות: זמינות, ציפיות שכר, מרחק מהעבודה ושאלה אחת מקצועית. השיחה הקצרה הזאת חוסכת ראיונות מיותרים לשני הצדדים.

שלב 6: מראיינים עם שאלות קבועות

הכינו חמש עד שבע שאלות ושאלו אותן את כל המועמדים. רק כך אפשר להשוות ביניהם באמת. שאלות על מקרים מהעבר (“ספרו על לקוח כועס שטיפלתם בו”) מלמדות יותר משאלות כלליות (“מה החוזקות שלך”). אם אפשר, הוסיפו משימה קצרה שדומה לעבודה עצמה: מייל ללקוח, שיחת מכירה מדומה או רבע שעה על הקופה.

שלב 7: סוגרים וקולטים

כשמצאתם מועמד מתאים, אל תחכו שבוע. התקשרו, הציגו הצעה ברורה (שכר, היקף, תאריך התחלה) ושלחו אותה גם בכתב. עדכנו בנימוס את המועמדים האחרים, והכינו ליום הראשון את מה שעובד חדש צריך: מי מקבל אותו, מה הוא לומד בשבוע הראשון ולמי פונים בשאלות. עובד שנקלט בצורה מסודרת נשאר, וזה חוסך את הגיוס הבא.

כמה זמן לוקח גיוס עובדים?

אין מספר אחד שנכון לכל משרה, אבל אפשר לתכנן לפי סדר גודל. במשרות עם הרבה מועמדים, כמו שירות לקוחות, מכירות, אדמיניסטרציה ועבודה מהבית, פניות מגיעות כבר בימים הראשונים, ותהליך מסודר יכול להסתיים בתוך שבוע עד שלושה שבועות. במשרות מקצועיות וניהוליות צריך להביא בחשבון תקופת הודעה מוקדמת של המועמד אצל המעסיק הקודם, ולכן התהליך נמשך לרוב כמה שבועות ויותר. המסקנה המעשית: להתחיל לפרסם ברגע שיודעים על הצורך, לא ביום שהעובד הקודם עוזב.

גיוס עובדים לעסק קטן מול גיוס לחברה גדולה

• בעסק קטן היתרון הוא מהירות. הבעלים מחליט לבד, ואפשר לסגור עם מועמד טוב בתוך יומיים. החיסרון הוא שאין מי שיתפנה לגיוס, ולכן כדאי לקבוע מראש חצי שעה ביום רק לזה.
• בחברה יש תהליך ואנשי מקצוע, אבל גם יותר שלבים וחתימות. קצרו כל מה שאפשר: שני ראיונות במקום ארבעה, ותשובה למועמד בתוך ימים ספורים.
• בגיוס של כמה עובדים יחד, למשל למוקד או לסניף חדש, פרסמו מודעה אחת ברורה, קבעו ימי ראיונות מרוכזים והתחילו את כולם באותו מחזור הכשרה.

חמש טעויות שמאריכות כל גיוס

1. רשימת דרישות ארוכה מדי. כל דרישה נוספת מקטינה את מספר הפונים. השאירו רק את מה שבאמת אי אפשר בלעדיו.
2. מודעה בלי שכר ובלי שעות. מועמדים מדלגים עליה, או מגלים את הפרטים רק בראיון ופורשים.
3. תגובה איטית. מועמד טוב פונה לכמה מקומות במקביל. מי שעונה ראשון, מראיין ראשון.
4. ערוץ פרסום אחד בלבד. פוסט בודד בקבוצה נעלם בתוך שעות. מודעה בלוח דרושים ממשיכה לעבוד גם כשאתם לא מול המחשב.
5. החלטה לפי תחושת בטן בלבד. בלי שאלות קבועות ובלי משימה קצרה, בוחרים את מי שנעים לדבר איתו ולא את מי שיעשה את העבודה.

שאלות נפוצות

איך מגייסים עובדים כשאין מחלקת משאבי אנוש?

בדיוק באותם שבעה שלבים, רק בקטן: דף תפקיד, מודעה אחת טובה, לוח דרושים אחד או שניים, וחצי שעה ביום למעבר על פניות. אם אתם רוצים עזרה בניסוח המודעה ובפרסום, שלחו לנו הודעה בוואטסאפ או במייל.

כמה מועמדים צריך לראיין?

אין מספר קסם. אם שיחת הסינון הטלפונית נעשית כמו שצריך, שלושה עד חמישה ראיונות מספיקים ברוב המשרות כדי לבחור.

מה עושים אם אתם בעצמכם מחפשים עבודה?

כל המשרות הפתוחות באתר, מהבית ומכל הארץ, מחכות לכם בעמוד חיפוש עבודה.