מועמדים שלא מגיעים לראיון: איך מצמצמים ביטולים והיעלמויות

קבעתם ראיון, הקדשתם זמן, והמועמד/ת לא הגיע/ה ואפילו לא הודיע/ה. מועמדים שלא מגיעים לראיון הם מקור תסכול מוכר, ובכל זאת ברוב המקרים אפשר לצמצם את התופעה בצעדים פשוטים בתהליך. במדריך נבין מדוע זה קורה, נראה כללי תיאום ותזכורות שעובדים, ונסביר איך מתמודדים עם ביטולים והיעלמויות.

למה מועמדים לא מגיעים

לא תמיד מדובר באי-רצינות. הסיבות הנפוצות:

• המועמד/ת קיבל/ה הצעה אחרת בינתיים.
• עבר זמן רב מההגשה ועד הראיון והעניין פג.
• המודעה לא הייתה ברורה, וההבנה אחרי השיחה הראשונה היא שהתפקיד לא מתאים.
• קשיי הגעה, חוסר בהירות לגבי המקום, או קושי להתפנות מהעבודה הנוכחית.
• תיאום שנעשה בהודעה אחת וללא אישור, ובלי תזכורת.
• חוויה לא נעימה בשלבים הקודמים, כמו חוסר מענה או יחס קצר.

רוב הסיבות האלה נמצאות בתוך התהליך שלכם, ולכן אפשר להשפיע עליהן.

לפני הראיון: לצמצם ביטולים כבר בתיאום

לקצר את הזמן בין הגשה לראיון

מועמדים טובים מגישים לכמה מקומות. ככל שמגיבים מהר יותר, כך עולה הסיכוי שיגיעו. נסו לחזור אל הפונים בתוך ימים ספורים ולתאם ראיון מהר. עוד על קיצור התהליך בתהליך גיוס עובדים.

לתת פרטים ברורים

שלחו הודעה כתובה עם יום, שעה, כתובת או קישור, שם המראיין/ת, משך הראיון ומספר טלפון לשינוי או לביטול. אם הראיון בכתובת פיזית, הוסיפו הוראות הגעה וחניה.

לבקש אישור הגעה

בקשו תשובה קצרה: “מאשר/ת”. מועמד/ת שאישר/ה במפורש מתחייב/ת יותר מכזה שרק קיבל/ה הודעה.

להציע מועדים גמישים

תנו שתי-שלוש אפשרויות, כולל שעות אחר הצהריים או ערב עבור מי שעובד/ת. לראיון קצר ראשוני אפשר להציע שיחת טלפון או וידאו, וכך להוריד חסם.

תזכורות שעובדות

• הודעת אישור מיד אחרי התיאום.
• תזכורת ביום שלפני הראיון, בהודעה קצרה.
• אם צריך, תזכורת נוספת בבוקר היום, עם בקשה להודיע אם יש שינוי.

שמרו על טון נעים ולא מאיים. המטרה היא להקל על המועמד/ת, לא ללחוץ.

לשפר את חוויית המועמד

מועמדים מגיעים כשהם מרגישים שמכבדים אותם. הציגו בקצרה בשיחה הראשונה מי אתם, מה התפקיד ומה שלבי התהליך. כתבו תיאור תפקיד ושכר או טווח ברורים כבר במודעה, כדי שמי שלא מתאים/ה לא ייקבע לראיון בכלל. שאלות ממוקדות כמו בשאלות לראיון עבודה למעסיקים גם מראות רצינות.

מה עושים כשמועמד לא הגיע

1. חכו כמה דקות, ואז שלחו הודעה קצרה ומנומסת: “חיכינו לך, האם הכול בסדר? נשמח לתאם מחדש”.
2. אם יש מענה והסבר סביר, הציעו מועד חלופי פעם אחת.
3. אם אין מענה אחרי ניסיון או שניים, תעדו וסגרו את הפנייה. אין צורך לרדוף.
4. אם הדפוס חוזר אצל הרבה מועמדים, בדקו את התהליך ולא את המועמדים.

כשיש הרבה מועמדים בבת אחת

במקום עשרות ראיונות בודדים, שקלו יום גיוס וראיונות קבוצתיים. תיאום חד-פעמי עם הרבה מועמדים דורש תזכורות טובות, אבל חוסך הרבה זמן גם אם חלק לא מגיעים. כדאי להזמין קצת יותר מועמדים ממה שנדרש.

בנו תוכנית גיבוי

אל תסגרו תפקיד על מועמד/ת אחד/ת. החזיקו שניים-שלושה מועמדים בתהליך במקביל, כדי שהיעלמות של אחד לא תחזיר אתכם לנקודת ההתחלה. גם חברת השמה יכולה לשמש גיבוי לתפקידים דחופים.

ההמלצה שלנו

הדרך הטובה ביותר להקטין ביטולים היא למשוך מועמדים שמבינים מראש מה התפקיד. לכן ההמלצה שלנו היא לפרסם מודעה ברורה באתר “עבודה מהבית”, לוח דרושים חזק וממוקד שמגיע לעשרות אלפי גולשים ומחפשי עבודה בכל חודש. לפרטים והצעת מחיר פנו אלינו בוואטסאפ או במייל, או בעמוד גיוס עובדים למעסיקים. מחפשי עבודה בישראל ימצאו משרות בעמוד חיפוש עבודה.

שאלות נפוצות

האם לחייב מועמדים להודיע על ביטול?

אפשר לבקש זאת בנימוס בהודעת האישור. אין דרך לאכוף, אבל בקשה ברורה משפרת את שיעור ההודעות.

כמה פעמים כדאי לתאם מחדש?

פעם אחת מספיקה בדרך כלל. אחרי זה, כדאי לעבור למועמדים אחרים.

האם ראיון בוידאו מקטין היעלמויות?

לעיתים כן, כי הוא מוריד חסם הגעה. חשוב לשלוח קישור ברור ולבדוק אותו מראש.