גיוס עובדי משרד, מזכירות ואדמיניסטרציה: מדריך למעסיקים

גיוס עובדי משרד נשמע פשוט: מפרסמים מודעה, ומקבלים הרבה קורות חיים. בפועל, דווקא בתפקידי מזכירות ואדמיניסטרציה מעסיקים רבים מגלים שהמועמד/ת שנבחר/ה לא מתאים/ה, כי ההגדרה הייתה כללית מדי. מזכיר/ה במרפאה, רכז/ת אדמיניסטרציה בחברת שירותים ופקיד/ת קבלה במשרד עורכי דין עושים עבודות שונות מאוד. במדריך נעבור על הגדרת התפקיד, ניסוח המודעה, סינון חכם, ומה עושים כדי שהעובד/ת יישאר/תישאר.

קודם מגדירים: איזה עובד/ת משרד אתם צריכים

לפני שכותבים מילה במודעה, רשמו מה יהיו חמש המשימות שיתפסו את רוב היום. כך תדעו איזה תפקיד אתם מגייסים:

• מזכיר/ה: מענה לטלפונים, תיאום פגישות, ניהול יומן, קבלת קהל ותכתובות.
• פקיד/ת קבלה: הפנים של המשרד. קבלת לקוחות, מענה ראשוני, תיאום והכוונה.
• רכז/ת אדמיניסטרציה: ספקים, הזמנות ציוד, תחזוקת משרד, מסמכים ונהלים.
• עובד/ת בק אופיס: הזנת נתונים, טיפול בהזמנות ובמסמכים, עבודה מול מערכות.
• מזכיר/ה בכיר/ה או עוזר/ת אישי/ת: ניהול יומן של מנהל/ת, הכנת חומרים, טיפול בנושאים רגישים.

אם התפקיד כולל גם עבודה מול הנהלת חשבונות, גבייה או שכר, אמרו זאת במפורש. זו דרישה שמשנה את פרופיל המועמדים.

גיוס מזכירות: איך לנסח מודעה שמושכת את המועמדים הנכונים

1. כותרת ספציפית: “מזכיר/ה למרפאת שיניים בחולון, משרה מלאה” עדיפה בהרבה על “דרוש/ה מזכיר/ה”.
2. תיאור יום עבודה: שלוש עד חמש משימות עיקריות, בשפה פשוטה.
3. מערכות ותוכנות: אם נדרשת עבודה ב-Excel, ב-CRM או במערכת מסוימת, כתבו את השם ואת הרמה הנדרשת.
4. שעות: משרה מלאה או חלקית, שעות קבלת קהל, והאם יש אפשרות ליום עבודה מהבית.
5. דרישות אמיתיות: הפרידו בין “חובה” ל”יתרון”. רשימה ארוכה של דרישות מרחיקה מועמדים טובים.
6. מה מציעים: יציבות, צוות, אפשרויות קידום, הטבות. כתבו מה שנכון אצלכם.

על ניסוח מודעה באופן כללי כתבנו מדריך מלא: איך לכתוב מודעת דרושים.

גיוס עובדי אדמיניסטרציה: איך מסננים כשמגיעים הרבה קורות חיים

משרות משרד מושכות לעיתים קרובות מספר גדול של פניות. כדי לא לטבוע:

• שאלות סינון במודעה: בקשו מהמועמדים לציין בפנייה אם הם זמינים לשעות המשרה ואם יש להם ניסיון במערכת שאתם עובדים איתה.
• שיחת טלפון קצרה: עשר דקות בטלפון מגלות הרבה על תפקיד שכולו תקשורת. איך המועמד/ת מדבר/ת, מקשיב/ה, ומסכם/ת.
• מבחן מעשי קצר: לנסח מייל לספק, לסדר טבלה קטנה, או לתאם שלוש פגישות עם אילוצים. רבע שעה מספיקה.
• תשומת לב לפרטים: האם קורות החיים מסודרים? האם המועמד/ת ענה/תה על מה שביקשתם? אלה סימנים טובים לתפקיד.

עוד כלים לניהול התהליך תמצאו במדריך קבלת קורות חיים ממועמדים.

גיוס פקידי קבלה: מה בודקים בראיון

לפקיד/ת קבלה יש השפעה ישירה על הרושם שלקוחות מקבלים מהעסק. בראיון כדאי לבדוק:

• איך המועמד/ת מתמודד/ת עם לקוח לחוץ או כועס, בתרחיש קצר.
• יכולת לעבוד עם הפרעות: טלפון מצלצל, לקוח מחכה ומייל דחוף באותו רגע.
• שפות: אם רבים מהלקוחות דוברים שפה מסוימת, זה יתרון אמיתי שכדאי לציין במודעה.
• דיסקרטיות: במשרדים שמטפלים במידע רגיש, שאלו איך המועמד/ת שומר/ת על פרטיות.

משרה חלקית, היברידית או מהבית

חלק מתפקידי האדמיניסטרציה אפשר לבצע מרחוק, לפחות חלקית: בק אופיס, תיאום פגישות, טיפול במסמכים ומענה במייל. אם אצלכם זה אפשרי, ציינו זאת במודעה. אפשרות כזו מרחיבה את מאגר המועמדים, למשל להורים, לסטודנטים או למי שגר/ה רחוק. איך מגייסים ומנהלים עובדים כאלה הסברנו במדריך גיוס עובדים לעבודה מהבית.

איך שומרים על עובד/ת משרד טוב/ה

1. חפיפה מסודרת: מסמך עם נהלים, אנשי קשר וסיסמאות למערכות (דרך מנהל סיסמאות, לא על פתק).
2. גבולות ברורים: מזכיר/ה שהופך/ת ל”אחראי/ת על הכול” נשחק/ת מהר.
3. הכרה: עבודה אדמיניסטרטיבית טובה היא שקופה. שימו לב אליה ואמרו תודה.
4. התפתחות: הדרכה במערכות, אחריות על תחום, או מסלול לתפקיד ניהול משרד.

איפה לפרסם משרות משרד ומזכירות

ההמלצה שלנו היא לפרסם באתר “עבודה מהבית”, לוח דרושים חזק וממוקד שמגיע לעשרות אלפי גולשים ומחפשי עבודה בכל חודש, עם משרות משרד, היברידיות ומהבית בכל הארץ. לפרסום ולהצעת מחיר פנו אלינו בוואטסאפ או במייל, או קראו עוד בעמוד גיוס עובדים למעסיקים. מחפשי עבודה בישראל ימצאו את כל המשרות בעמוד חיפוש עבודה.

שאלות נפוצות

כדאי לדרוש ניסיון קודם למשרת מזכיר/ה?

לא תמיד. לתפקידים רבים, מועמד/ת מסודר/ת עם תקשורת טובה ילמד/תלמד את המערכות מהר. דרשו ניסיון רק אם אין לכם זמן לחפיפה.

מה ההבדל בין מזכיר/ה לרכז/ת אדמיניסטרציה במודעה?

מזכיר/ה עוסק/ת יותר בתקשורת ובתיאום, ורכז/ת אדמיניסטרציה יותר בתפעול, ספקים ונהלים. השתמשו בכותרת שמתארת את עיקר העבודה.

כמה שלבים צריך בתהליך הגיוס?

לרוב מספיקים שיחת טלפון, ראיון אחד עם מבחן מעשי קצר, ובדיקת המלצות. תהליך ארוך מדי מאבד מועמדים טובים.